Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID)
DPRD Kota Samarinda
1. Tujuan
Memberikan pedoman dalam proses pendokumentasian informasi publik di lingkungan DPRD Kota Samarinda agar:
- Seluruh informasi publik terdokumentasi secara sistematis, akurat, dan mudah diakses.
- Mendorong efisiensi anggaran melalui transformasi dokumentasi berbasis digital.
- Mendukung keterbukaan informasi publik sesuai UU No.14 Tahun 2008.
2. Ruang Lingkup
SOP ini berlaku untuk seluruh kegiatan pendokumentasian informasi publik di DPRD Kota Samarinda, meliputi:
- Penerimaan dokumen dan informasi publik.
- Penyimpanan dokumen dalam format digital.
- Pengarsipan dan pembaruan database informasi publik.
- Publikasi informasi melalui website PPID dan sistem digital lainnya.
Catatan Penting:
Mulai tahun 2025, DPRD Kota Samarinda tidak lagi menggunakan metode dokumentasi manual (hardcopy/kertas) sebagai bentuk dukungan kebijakan efisiensi anggaran pemerintah daerah.
Seluruh dokumen disediakan secara digital.
3. Dasar Hukum
- Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.
- Peraturan Komisi Informasi (PerKI) Nomor 1 Tahun 2021 tentang Standar Layanan Informasi Publik.
- Permendagri Nomor 3 Tahun 2017 tentang Pedoman Pengelolaan Layanan Informasi dan Dokumentasi Publik di Lingkungan Kemendagri dan Pemda.
4. Definisi
- Informasi Publik: Data, dokumen, dan catatan penyelenggaraan DPRD yang wajib tersedia bagi publik.
- Pendokumentasian Digital: Proses pengumpulan, pengelolaan, penyimpanan, dan publikasi dokumen informasi publik melalui sistem elektronik.
- PPID Utama: Sekretaris DPRD sebagai penanggung jawab tertinggi pengelolaan informasi publik.
- PPID Pembantu: Unit kerja DPRD yang membantu penyediaan dokumen untuk pendokumentasian digital.
5. Pihak yang Terlibat
| No | Pihak | Tugas dan Tanggung Jawab |
|---|---|---|
| 1 | PPID Utama | Menyetujui kebijakan dan format dokumentasi digital. |
| 2 | PPID Pembantu | Menyerahkan dokumen informasi publik dari masing-masing unit kerja dalam bentuk digital. |
| 3 | Petugas Dokumentasi PPID | Mengumpulkan, memverifikasi, dan mengelola dokumen informasi publik digital. |
| 4 | Admin Website PPID | Mengunggah dokumen publik ke website dan memastikan keteraksesan informasi. |
6. Prosedur Pendokumentasian Informasi Publik
A. Pengumpulan Dokumen Digital
- Setiap unit kerja DPRD wajib menyerahkan dokumen informasi publik dalam bentuk softcopy (PDF, DOCX, XLSX, dsb.).
- Dokumen dikirim melalui:
- Email resmi PPID.
- Google Drive / Cloud Storage.
- Sistem internal PPID DPRD.
B. Verifikasi dan Klasifikasi Dokumen
- Petugas Dokumentasi memeriksa kelengkapan dokumen digital.
- Dokumen diklasifikasikan sesuai kategori informasi publik:
- Informasi Berkala → diumumkan rutin.
- Informasi Serta-Merta → diumumkan segera.
- Informasi Setiap Saat → wajib tersedia kapanpun diminta.
- Informasi Dikecualikan → disimpan dengan akses terbatas.
C. Penamaan File & Metadata
- Semua dokumen diberi nama file terstruktur:
[Tahun]-[Kategori]-[Judul Dokumen] Contoh: 2025-Berkala-LaporanKinerjaDPRD.pdf - Metadata dokumen dicatat pada database PPID digital:
- Judul dokumen.
- Kategori informasi.
- Tanggal diterima.
- Link publikasi.
- Penanggung jawab.
D. Penyimpanan dan Backup Digital
- Dokumen disimpan pada:
- Server PPID DPRD.
- Cloud storage resmi.
- Backup dilakukan setiap bulan untuk mencegah kehilangan data.
- Dokumen dikecualikan diberi password dan pembatasan akses.
E. Publikasi Informasi Publik
- Dokumen informasi publik diverifikasi, kemudian diunggah ke:
- Website resmi PPID DPRD Kota Samarinda.
- Sistem Monev PPID, bila diperlukan.
- Format publikasi menggunakan PDF untuk akses publik.
F. Pemutakhiran Dokumentasi Digital
- Dokumen baru wajib diinput maksimal 7 hari kerja sejak diterima.
- Pemutakhiran database dilakukan:
- Setiap ada perubahan data/informasi.
- Minimal 1 kali setiap 3 bulan.
- Semua perubahan dicatat pada log aktivitas sistem PPID.
7. Waktu Penyelesaian
| Tahapan | Batas Waktu |
|---|---|
| Pengumpulan dokumen digital | Maksimal 3 hari kerja |
| Verifikasi & klasifikasi | Maksimal 5 hari kerja |
| Publikasi dokumen digital | Maksimal 2 hari kerja |
| Pemutakhiran database | Setiap saat, maksimal 7 hari kerja |
8. Output
- Database digital informasi publik.
- Link publikasi informasi publik di website PPID.
- PDF dokumen siap akses publik.
- Log pemutakhiran informasi.
9. Catatan Penting
- Metode manual (hardcopy, print, map arsip) dihapuskan mulai 2025 untuk efisiensi anggaran.
- Semua dokumen informasi publik wajib digital.
- PPID DPRD menyediakan bukti dukung monev berupa:
- Link publikasi dokumen.
- Screenshot halaman website.
- File PDF bukti publikasi.