Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID)
DPRD Kota Samarinda
1. Tujuan
Menetapkan tata cara penyusunan, penetapan, dan pemutakhiran Daftar Informasi Publik (DIP) di lingkungan DPRD Kota Samarinda agar:
- DIP tersusun lengkap, akurat, dan mutakhir.
- Mempermudah masyarakat memperoleh informasi publik sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
- Mendukung keterbukaan informasi publik dan mempermudah proses monitoring dan evaluasi (monev) PPID.
2. Ruang Lingkup
SOP ini berlaku untuk seluruh proses pengelolaan Daftar Informasi Publik di lingkungan PPID DPRD Kota Samarinda, meliputi:
- Penyusunan daftar informasi publik.
- Penetapan DIP.
- Pemutakhiran DIP secara berkala dan setiap ada perubahan.
3. Dasar Hukum
- Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.
- Peraturan Komisi Informasi (PerKI) Nomor 1 Tahun 2021 tentang Standar Layanan Informasi Publik.
- Permendagri Nomor 3 Tahun 2017 tentang Pedoman Pengelolaan Layanan Informasi dan Dokumentasi Publik di Lingkungan Kemendagri dan Pemda.
4. Definisi
- Daftar Informasi Publik (DIP): Dokumen resmi yang berisi daftar lengkap jenis-jenis informasi publik beserta penanggung jawab dan status keterbukaannya.
- PPID Utama: Sekretaris DPRD sebagai penanggung jawab utama penyelenggaraan layanan informasi publik.
- PPID Pembantu: Unit kerja atau bagian di DPRD yang membantu penyediaan data dan dokumen informasi publik.
5. Pihak yang Terlibat
| No | Pihak | Tugas dan Tanggung Jawab |
|---|---|---|
| 1 | PPID Utama | Menetapkan DIP dan menyetujui pemutakhiran. |
| 2 | PPID Pembantu | Menginventarisasi, menyiapkan, dan memutakhirkan informasi dari unit kerja masing-masing. |
| 3 | Petugas Layanan PPID | Mengumpulkan, memverifikasi, dan mendokumentasikan data DIP. |
| 4 | Admin Website PPID | Memublikasikan DIP di website PPID dan memastikan keteraksesan informasi. |
6. Prosedur Penetapan dan Pemutakhiran DIP
A. Penyusunan Daftar Informasi Publik
- Inventarisasi informasi dari setiap unit kerja DPRD.
- Pengelompokan informasi ke dalam empat kategori sesuai UU KIP:
- Informasi yang wajib diumumkan secara berkala.
- Informasi yang wajib diumumkan serta-merta.
- Informasi yang wajib tersedia setiap saat.
- Informasi yang dikecualikan.
- Pencatatan dalam format tabel DIP dengan memuat:
- Nomor urut.
- Nama jenis informasi.
- Ringkasan isi informasi.
- Penanggung jawab.
- Bentuk dan media informasi.
- Link website atau bukti unduhan.
B. Penetapan Daftar Informasi Publik
- PPID Utama melakukan review terhadap draf DIP.
- Jika disetujui, PPID Utama menerbitkan SK Penetapan DIP.
- DIP yang telah ditetapkan dipublikasikan pada:
- Website PPID DPRD.
- Papan pengumuman di kantor DPRD.
- Media lain sesuai kebutuhan.
C. Pemutakhiran Daftar Informasi Publik
- Pemutakhiran DIP dilakukan:
- Secara berkala minimal 1 kali per tahun.
- Setiap saat jika ada perubahan kebijakan, peraturan, atau dokumen baru.
- Proses pemutakhiran dilakukan melalui:
- Koordinasi dengan PPID Pembantu di setiap unit kerja.
- Update tabel DIP dengan status terbaru.
- Pembaruan link dan dokumen di website PPID.
- Hasil pemutakhiran dituangkan dalam Berita Acara Pemutakhiran DIP dan diunggah bersama DIP terbaru.
D. Dokumentasi dan Publikasi
- Semua versi DIP (lama & terbaru) harus disimpan di arsip PPID.
- DIP terbaru harus dipublikasikan di website PPID dengan format PDF dan HTML.
- Sertakan QR Code pada dokumen DIP untuk mempermudah monev dan akses publik.
7. Waktu Pemutakhiran DIP
| Jenis Pemutakhiran | Jangka Waktu |
|---|---|
| Berkala | Setiap tahun (minimal 1x) |
| Perubahan kebijakan/dokumen baru | Maksimal 7 hari kerja setelah diterima |
| Perubahan minor (link/file) | Maksimal 3 hari kerja setelah permintaan |
8. Output
- Daftar Informasi Publik (DIP) terbaru dalam format PDF & HTML.
- SK Penetapan DIP.
- Berita Acara Pemutakhiran DIP.
- Dokumentasi publikasi (link website & screenshot).
9. Catatan Penting
- DIP harus selalu mutakhir, lengkap, dan akurat.
- Informasi dikecualikan harus memiliki uji konsekuensi dan disertai SK penetapan pengecualian.
- Wajib menyiapkan bukti dukung monev berupa:
- Link halaman DIP di website PPID.
- PDF DIP terbaru.
- Screenshot publikasi DIP.